Votre journée débute avec une avalanche d’emails et de messages sur Slack. Avant d’avoir pu tout traiter, c’est l’heure des réunions. Le café attendu ne suffit pas à rattraper le temps qui file.
Encore des réunions, des emails et des soucis à gérer. Et bien sûr, du boulot à finir dans les temps.
À 17h, malgré l’agitation, la to-do list est encore pleine. Ça vous dit quelque chose ?
Beaucoup d’employés et de responsables vivent cette course folle. Débordés, ils sont moins productifs. C’est la faute à une mauvaise gestion du temps. Mais il y a une solution.
Gérer son temps: un défi pour les employés et les responsables
La “Harvard Business Review” parle “d’inaction active” pour décrire ce phénomène d’activité improductive causé par une mauvaise gestion du temps.
L’inaction active, c’est quand on croit s’occuper d’affaires urgentes et importantes, mais qu’on pédale dans le vide. C’est très courant dans le monde du travail moderne.
Voici quelques facteurs qui contribuent à l’inaction active:
- La pression du travail rapide
- Le rythme pro s’accélère, mettant la pression sur les employés. La charge de travail augmente, créant stress et épuisement.
- Vouloir montrer son engagement
- Beaucoup pensent que les plus occupés sont les plus impliqués. Les employés en font trop pour prouver leur valeur, même si ça n’est pas gérable.
- Une culture toxique
- Si votre entreprise récompense les mauvaises habitudes et privilégie l’apparence d’activité plutôt que la productivité, cela encourage l’inaction active.
- Des outils numériques inadaptés
- La gestion du travail et du temps doit se faire avec des solutions numériques intégrées et automatisées pour libérer du temps et réduire le stress.
Revenir à l’essentiel: qu’est-ce que la gestion du temps et pourquoi est-elle importante ?
La gestion du temps est la capacité de planifier et de contrôler la façon dont vous passez vos journées afin d’atteindre vos objectifs. Une gestion du temps efficace implique l’établissement d’objectifs et de priorités clairs, qui vous aident à identifier les tâches essentielles et non essentielles. La gestion du temps affecte notre travail, notre maison, notre vie sociale, nos projets annexes et nos loisirs.
Dans notre vie professionnelle, numérique et trépidante, la gestion du temps nous permet de contrôler chaque journée et de tirer le meilleur parti de chaque heure. Elle nous permet d’être plus productif et efficace sans passer des heures à travailler tard le soir.
En quoi la gestion du temps affecte-t-elle votre vie ?
La gestion du temps a un impact sur:
- Ce que nous voulons faire par rapport à ce que nous faisons vraiment
- Comment établir des priorités pour ce qui est vraiment important
- Comment nous planifions
- L’efficacité avec laquelle nous progressons vers les objectifs à long terme
- Comment nous intégrons les pauses et le temps libre dans nos journées
- Notre niveau de stress (et par conséquent, notre bien-être général)
Notre fil directeur de la gestion du temps: se concentrer sur le quoi, et non le comment
Ne prévoyez pas comment vous allez passer votre temps. Déterminez plutôt ce que vous voulez accomplir et quand. Cela vous aidera à vous concentrer non plus sur le temps passé (qui mène souvent à cette impression de stress et de superficialité), mais plutôt sur l’avancement et l’exécution. Adopter cette approche nécessite un changement de mentalité, mais une fois que vous commencez à utiliser ce principe, vous êtes sur la bonne voie pour reprendre le contrôle de votre journée et augmenter votre productivité.
3 caractéristiques d’une gestion efficace du temps
Il existe trois caractéristiques principales pour une gestion efficace du temps:
- Responsabilisation – Assumez-vous vos responsabilités ?
- Motivation – Êtes-vous proactif et déterminé à utiliser votre temps à bon escient ?
- Réalisme – Vos objectifs et vos échéances sont-ils réalistes ?
Les employés et les responsables qui sont victimes de l’inaction active sont souvent très motivés et assument leurs responsabilités, mais il leur manque la troisième caractéristique cruciale: ils ne sont pas réalistes. Il n’est pas réaliste d’essayer d’avoir tout fait en un temps record et avec la meilleure qualité possible.
C’est pourquoi nous devons ralentir, nous fixer des objectifs et établir des priorités.
8 compétences clés pour gérer son temps comme un pro
On sait qu’il faut être responsable, motivé et réaliste pour bien gérer son temps. Mais quelles compétences doit-on développer pour vraiment maîtriser la gestion du temps ? Voici 8 compétences incontournables:
1. Fixer des objectifs
C’est la première étape : définir clairement ce qu’on veut accomplir, que ce soit seul ou en équipe.
2. Classer les tâches par importance
C’est essentiel : savoir quelles tâches sont prioritaires et lesquelles peuvent attendre ou être déléguées. Ça permet de mieux avancer.
3. S'organiser
Être organisé, c’est garder le contrôle et ne rien oublier. Il faut gérer les ressources, les infos, suivre les progrès et communiquer avec les autres.
4. Persévérer
Ne pas lâcher, surtout pour les projets à long terme. La persévérance aide à terminer les tâches dans les temps.
5. Rester concentré
Les distractions nous font perdre un temps fou. Il faut rester focus sur ses objectifs pour éviter de se disperser.
6. Être flexible
Il est important d’être adaptable. Les imprévus peuvent nous forcer à changer nos plans, alors pas de stress et on s’ajuste !
7. Déléguer
On n’est pas des super-héros, il faut savoir partager le travail avec les autres. Ça fait avancer les choses et ça soulage.
8. Communiquer
C’est indispensable, surtout en équipe. Bien communiquer aide à rester sur la même longueur d’onde et à avancer ensemble.
Objectif SMART : c’est quoi ?
On a vu que fixer des objectifs est crucial pour gérer son temps. Les pros de la gestion du temps et de l’organisation ont développé une méthode géniale pour ça.
La méthode SMART aide à définir des objectifs clairs et réalisables. Les grands noms du management, Peter Drucker et Robert S. Rubin, en sont à l’origine. Un objectif SMART a ces caractéristiques :
- Spécifique — L’objectif est clair et important ?
- Mesurable — Comment mesurer la réussite ?
- Atteignable — Est-ce réaliste et faisable ?
- Réaliste — Ça sert à quelque chose d’important ?
- Temporel — Peut-on planifier les étapes ?
La liste SMART, c’est un super outil pour bien utiliser son temps, ses ressources et son énergie, et obtenir les meilleurs résultats.
6 astuces pour mieux gérer votre temps
Voici six conseils pour améliorer votre gestion du temps et éviter l’inaction active.
- Fixez des objectifs (avec la méthode SMART) et priorisez vos tâches.
Soyez clairs sur vos objectifs et délais pour réussir.
- Concentrez-vous sur vos buts plutôt que sur le temps passé sur chaque tâche.
Déterminez ce que vous voulez réaliser à la fin de chaque session de travail pour avancer plus vite. - Planifiez votre travail en réfléchissant aux ressources et au temps nécessaires.
Un bon calendrier avec les étapes et les échéances vous aidera à bien vous préparer. - Valorisez la responsabilité et les progrès plutôt que les fausses activités.
Changez la culture pour éliminer l’inaction active et privilégier la qualité et le progrès. - Utilisez un modèle de gestion du temps pour créer une base standardisée.
Un modèle reproductible pour chaque projet facilite la meilleure utilisation du temps. - Adoptez un système de gestion du temps pour simplifier le suivi et la communication.
Les outils comme un Work OS automatisent le travail répétitif et simplifient l’organisation pour gagner du temps.
Le Work OS: l’outil ultime pour gérer son temps
À l’ère du numérique, il est crucial d’avoir une gestion du temps adaptée à notre écosystème numérique. Le Work OS est l’outil idéal pour cela.
Le Work OS centralise tout pour les équipes. Il s’intègre aux applications et systèmes existants et offre une plateforme claire pour gérer le travail. On peut y lister les tâches, ajouter des commentaires, taguer des collègues, mettre à jour des statuts et suivre les performances.
Des plateformes comme monday.com facilitent la définition d’objectifs, la délégation, le respect des délais et la communication.
Chez Zippo, monday.com a simplifié la gestion de projet et accéléré les cycles. Depuis l’adoption de monday.com, Zippo a augmenté son volume de projets de 87 % et économisé l’équivalent de 36 semaines de travail.
Gérez mieux votre temps pour réussir
La gestion du temps est essentielle à la réussite de tout travail. Sans une bonne structure, les mauvaises habitudes s’installent, comme l’inaction active, et les projets importants sont retardés.
En suivant ces conseils, vous pouvez améliorer la qualité et la rapidité de votre travail.
Envie d’être plus productif ? Essayez ce modèle de gestion des tâches en équipe.
Source: monday.com
