Was ist Arbeitsmanagement - eine Einführung

Ein Unternehmen effizient zu führen, ist ein bisschen wie die Leitung eines Orchesters: Es geht darum, die lebenswichtigen Prozesse, Projekte, Aufgaben und Ressourcen perfekt zu koordinieren. Dafür ist ein leistungsfähiges Arbeitsmanagementsystem unerlässlich. Es ist der Dirigent, der dafür sorgt, dass alle Schlüsselelemente Ihrer Struktur synchronisiert werden, und fördert so eine reibungslose Kommunikation, eine tadellose Organisation und maximale Effizienz.

In diesem Leitfaden werden wir gemeinsam die Welt des Arbeitsmanagements erkunden. Sie werden ihre zahlreichen Vorteile kennenlernen, verstehen, wie sie sich vom herkömmlichen Projektmanagement unterscheidet, und erfahren, wie Sie die Möglichkeiten der Arbeitsverwaltungssoftware Monday.com voll ausschöpfen können, um die Abläufe in Ihrem Unternehmen anzukurbeln.

Was ist Arbeitsmanagement?

Ein Unternehmen zu führen ist wie ein Schiff zu steuern: Es erfordert Geschicklichkeit und Präzision. Im Zentrum dieser Disziplin stehen die Planung, Organisation, Durchführung und Überwachung von Aktivitäten, die entscheidend sind, um die gesetzten Ziele effektiv zu erreichen. Arbeitsmanagement ist die Kunst, diesen Komplex zu steuern, indem man als Dirigent für Aufgaben, Ressourcen, Fristen und Ergebnisse fungiert. Dazu gehört auch, dass die Strategien zur Beherrschung dieser wesentlichen Elemente klar definiert werden.

Dieser grundlegende Prozess ermöglicht es jeder Organisation, sicher zum Erfolg zu segeln, indem er eine reibungslose Koordination und optimale Leistung gewährleistet.

Der Prozess der Arbeitsverwaltung

Die Schönheit der Arbeitsverwaltung liegt in ihrer unglaublichen Anpassungsfähigkeit. Sie kann vollständig angepasst werden, um sich perfekt an Ihre spezifischen Arbeitsabläufe und Geschäftsziele anzupassen. Typischerweise werden Sie einem strukturierten Prozess folgen, der aus drei wesentlichen Schritten besteht:

Schritt 1: Ziele und OKRs (Objectives and Key Results) festlegen

Beginnen Sie damit, klare Ziele festzulegen, die auf den Prioritäten Ihres Unternehmens oder den von Ihnen antizipierten Bedürfnissen basieren. Dies gibt allen Aktivitäten eine klare Richtung vor und richtet jedes Teammitglied auf die gleichen Ambitionen aus.

Schritt 2: Definieren Sie Projekte und Geschäftsprozesse

Es ist von entscheidender Bedeutung, eine 360°-Sicht auf Ihren gesamten Arbeitsverwaltungsprozess zu erhalten. So wird sichergestellt, dass alle Arbeitsabläufe auf Effizienz und Produktivität hin optimiert werden, sodass jedes Projekt ungehindert voranschreiten kann.

Schritt 3: Ressourcen planen und Aufgaben erstellen

Dieser letzte Schritt besteht darin, die erforderlichen Ressourcen zuzuweisen und spezifische Aufgaben zu erstellen. Weisen Sie diese den entsprechenden Teams, Untergruppen oder Einzelpersonen zu und achten Sie darauf, dass jeder seine Verantwortlichkeiten genau kennt.

Arbeitsmanagement vs. Projektmanagement

Arbeitsmanagement und Projektmanagement sind zwei Begriffe, die man oft im Zusammenhang miteinander hört, aber es ist wichtig, ihre deutlichen Unterschiede zu erfassen.

Projektmanagement ist speziell auf bestimmte Initiativen mit klar definierten Anfängen und Enden oder auf bestimmte Ziele ausgerichtet, wie z. B. die Einführung einer neuen Website oder die Markteinführung eines Produkts. Sie konzentriert sich auf den Zeitrahmen, das Budget und die Ressourcen, die für die Durchführung eines bestimmten Projekts erforderlich sind.

Andererseits, die Verwaltung der Arbeit umfasst das Projektmanagement, geht aber weit darüber hinaus. Es ist breiter angelegt und lässt sich nahtloser an die fortlaufenden Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen. Beispielsweise kann Arbeitsmanagement angewendet werden, um Prozesse zu optimieren, die nicht auf bestimmte Projekte beschränkt sind, wie die Planung der Einarbeitungssequenzen für neue Mitarbeiter, die Automatisierung von Arbeitsabläufen im Kundenservice oder die Verbesserung der Kommunikation und Interaktion mit Lieferanten.

Obwohl also das Projektmanagement ein Bestandteil des Arbeitsmanagements ist, stellt letzteres einen ganzheitlicheren und flexibleren Ansatz dar, der an die Dynamik und die vielfältigen Anforderungen eines modernen Unternehmens angepasst ist.

Was ist eine Arbeitsverwaltungssoftware?

Eine Software für das Arbeitsmanagement zentralisiert und vereinfacht die Verwaltung der Schlüsselprozesse innerhalb eines Teams, indem sie die Festlegung von Zielen und die Überwachung des Projektfortschritts in einem Raum vereinheitlicht. Benutzerfreundliche Plattformen wie Monday work management revolutionieren diesen Ansatz, indem sie No-Code-Tools anbieten. Mit diesen Tools können Teams benutzerdefinierte Arbeitsabläufe erstellen, die an jeden organisatorischen Prozess angepasst sind, ohne dass tiefgehende technische Kenntnisse erforderlich sind.

Ob Sie nun alltägliche Aufgaben verwalten oder große Projekte steuern, diese Arbeitsverwaltungsplattformen stellen Ihnen alle notwendigen Werkzeuge zur Verfügung, um Ihre Effizienz zu maximieren. Sie ermöglichen Ihnen, intelligenter zu arbeiten, indem sie Informationen zentralisieren und den Zugriff auf alle Ressourcen erleichtern, die Sie benötigen, um Ihre Initiativen zum Erfolg zu führen.

Welche Herausforderungen lassen sich durch Arbeitsmanagement bewältigen?

Ein effektives Arbeitsmanagement ist entscheidend, um Teams dabei zu helfen, sich durch die gängigen Herausforderungen in ihrem Unternehmen zu navigieren. Hier sind einige Schlüsselbereiche, in denen sie zum Einsatz kommt:

Verwaltung von Ressourcen
Arbeitsressourcen, einschließlich Personal, Fähigkeiten, Werkzeugen, Budgets und anderen physischen Vermögenswerten, sind für die erfolgreiche Durchführung Ihrer Projekte unerlässlich. Das Arbeitsmanagement hilft Ihnen, diese benötigten Ressourcen genau zu planen und so Verschwendung oder übermäßige Nutzung zu vermeiden. Diese strenge Kontrolle stellt sicher, dass jede Ressource optimal eingesetzt wird, was zur Gesamtleistung des Unternehmens beiträgt.

Verantwortung der Nutzer
Betrachten Sie ein Verkaufsteam, das auf ein entscheidendes Update des Produktteams wartet, um mit einem wichtigen Verkaufsvorschlag voranzukommen. Ohne zu wissen, wer diese Informationen bereitstellen muss und wann sie verfügbar sein werden, ist das Verkaufsteam möglicherweise gezwungen, seine Präsentation zu verschieben oder sie ohne die für einen Verkaufsabschluss entscheidenden Details durchzuführen. Arbeitsverwaltungssysteme klären die individuellen Verantwortlichkeiten und sorgen dafür, dass jedes Teammitglied genau weiß, welche Aufgaben es zu erledigen hat und wer für welchen Teil des Projekts verantwortlich ist.

Haushaltseinschränkungen
Da die Kosten für Arbeit und Rohstoffe steigen, u. a. aufgrund von Inflation, Entlassungen und Störungen in der Lieferkette, müssen Unternehmen umso aufmerksamer sein. Das Arbeitsmanagement sorgt für eine strenge Überwachung der Budgets und prognostiziert Gewinne und Verluste, wodurch jeder investierte Euro optimiert wird. Angesichts eines erwarteten Anstiegs der Lohnbudgets, wie Willis Towers Watson beispielsweise mit einem Anstieg von 4,1 % für 2023 berichtete, wird ein umsichtiges Management unerlässlich.

Silo-Teams
Die Isolation von Abteilungen kann zu Wissenssilos führen, die den Zugang zu wichtigen Informationen blockieren. Eine Studie von Aberdeen ergab, dass ein Callcenter mit 200 Agenten aufgrund dieser Silos jährlich bis zu 1,5 Millionen US-Dollar an Arbeitskosten verlieren könnte. Arbeitsmanagement fördert eine bessere Kommunikation und Ausrichtung zwischen den Abteilungen und hilft so, diese Barrieren zu durchbrechen und die organisatorische Effizienz zu steigern.

Die wichtigsten Vorteile von Arbeitsmanagement

Die Einführung effektiver Arbeitsverwaltungssysteme bringt Ihrem Unternehmen eine Reihe bedeutender Vorteile:

Verbesserung der Zusammenarbeit
Ein gut funktionierendes Arbeitsmanagementsystem bedeutet Transparenz. Es beseitigt das Risiko, dass sich jemand von den Projektzielen oder Aufgabenlisten abgehängt fühlt. Mit einer geeigneten Managementplattform haben alle Beteiligten Zugang zu den Daten, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen und die besten Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen. Diese Klarheit verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und verschiedenen Abteilungen, was zu reibungsloseren und effizienteren Arbeitsabläufen und damit zu qualitativ hochwertigen Ergebnissen für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden führt. Eine verbesserte Kommunikation bedeutet auch weniger Missverständnisse, ein Aspekt, der für den Erfolg entscheidend ist. Greg McKeown, Bestsellerautor der New York Times, formulierte es so: "Wenn es viele Missverständnisse gibt, ist die Produktivität gering und die Kosten hoch!".

Reduzierung von Engpässen und Verzögerungen
Eine sorgfältige Planung macht Ihr Unternehmen agiler. Wenn die Teams über ihre Bedürfnisse gut informiert sind und effektiv kommunizieren, übernehmen sie die Verantwortung für ihre Arbeit, wodurch es leichter wird, mögliche Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Durch dieses proaktive Management werden Verzögerungen minimiert und die betriebliche Effizienz optimiert.

Lieferung besserer Ergebnisse für die Klienten
Die richtige Arbeitsverwaltungssoftware bietet einen klaren Überblick über den Fortschritt von Aufgaben, Projekten und Prozessen. Dies hilft Ihnen, Bereiche zu identifizieren, die zusätzliche Unterstützung oder Ressourcen benötigen, sodass Sie Ihre Arbeitsabläufe anpassen können, bevor die Produktivität oder die Qualität des Kundenservice beeinträchtigt werden. Diese Reaktionsfähigkeit stellt sicher, dass Sie Ihren Kunden kontinuierlich hervorragende Ergebnisse liefern können und so deren Zufriedenheit und Loyalität stärken.

Welche Teams können von einer Arbeitsmanagementlösung profitieren?

Die Implementierung einer Arbeitsmanagementlösung kann Ihr Unternehmen wirklich verändern, vor allem, wenn Sie innerhalb Ihres Teams oder zwischen verschiedenen Abteilungen planen oder zusammenarbeiten müssen. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie verschiedene Arten von Teams von Arbeitsmanagement-Tools profitieren :

• Marketing Marketingteams nutzen diese Tools, um Kampagnen zu planen, Budgets zu überwachen und Ressourcen zu verwalten. Diese Organisation ermöglicht eine reibungslose Durchführung von Marketinginitiativen und eine effiziente Zuweisung von Budgets.
• Büro für Projektmanagement (PMO) Für ein PMO sind Arbeitsmanagementlösungen entscheidend, um die Gesamtstrategie des Unternehmens mit der Durchführung von Projekten zu verknüpfen. Sie erleichtern auch das Portfoliomanagement in der gesamten Organisation und sorgen für einen klaren Überblick und eine genaue Verfolgung der verschiedenen laufenden Projekte.
• Informatik (IT) : Im IT-Bereich automatisieren und verfolgen diese Tools technische Aufgaben und Serviceanfragen. Dies ermöglicht eine schnelle Reaktion auf IT-Probleme und eine effiziente Verwaltung der technischen Ressourcen.
• Human Resources (HR) : HR-Teams profitieren stark von Arbeitsverwaltungssystemen, um Prozesse wie Integration, Einstellung und Schulung zu verfolgen. Diese Systeme helfen bei der Organisation und Rationalisierung von HR-Aktivitäten, was die Erfahrungen der Mitarbeiter verbessert und die Betriebsabläufe optimiert.
• Finanzen : Finanzteams nutzen diese Tools, um die Betriebskosten und Budgets zu überwachen. Dies gewährleistet ein genaues Finanzmanagement und eine proaktive Budgetplanung, die für die finanzielle Gesundheit des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind.

Jedes Team, entsprechend seinen spezifischen Funktionen und einzigartigen Bedürfnissen, findet in den Arbeitsmanagement-Tools eine unverzichtbare Unterstützung zur Verbesserung seiner Prozesse und seiner Koordination. Dies führt zu einer höheren Gesamtleistung für das gesamte Unternehmen und macht das Arbeitsmanagement zu einem zentralen Pfeiler der organisatorischen Effizienz.

Welche Prozesse gehören zum Monday Work Management?

Arbeitsmanagement kann abstrakt erscheinen, bis man es in Aktion sieht. Sie besteht darin, wichtige Prozesse von einem zentralen Ort aus zu verwalten, mithilfe einer leistungsstarken Plattform wie monday.com. Hier erfahren Sie, wie Unternehmen, Manager und Führungskräfte verschiedene Prozesse rationalisieren können, um gemeinsame Ziele schneller und in größerem Umfang zu erreichen:

• Projektmanagement : Planen und arbeiten Sie an jedem Projekt oder Portfolio in Echtzeit zusammen.
• Verwaltung von Aufgaben und Aufgabenlisten : Weisen Sie Aufgaben zu, setzen Sie Fristen und überwachen Sie den Fortschritt oder die Fertigstellung.
• Kundenprojekte : Halten Sie Ihre Kundenprojekte auf Kurs, indem Sie die Kapazität des Teams ausbalancieren, um Ihre Ziele zu erreichen.
• Geschäftsvorgänge : Vereinfachen Sie Arbeitsabläufe wie das Lieferkettenmanagement oder Betriebsbudgets.
• Verwaltung von Ressourcen : Maximieren Sie die Effizienz jeder Art von Ressource durch einfache Planung, Programmierung und Zuweisung.
• Projektportfoliomanagement : Erhalten Sie einen hochrangigen Einblick in laufende Projekte.
• Ziele und Strategie : Ermitteln Sie Ziele auf Team- oder Unternehmensebene, legen Sie OKRs fest und entwickeln Sie einen Plan, um diese Ziele zu erreichen.
• Anträge und Genehmigungen : Verwenden Sie integrierte Formulare, um Anträge und Genehmigungen zu gewähren, um Ihre Projekte in Bewegung zu halten.

Mit diesen Werkzeugen, die Ihnen zur Verfügung stehen, bringen Sie Ihr Arbeitsmanagement auf ein neues Niveau und erleben, wie Ihre Projekte zum Erfolg werden.

Erhöhen Sie mit diesen Funktionen zur Arbeitsverwaltung die Transparenz der wichtigsten Prozesse in Ihrem Unternehmen Monday

Die Arbeitsverwaltung von Monday erleichtert es Ihnen, sich auf die für Ihr Unternehmen wichtigen Prozesse zu konzentrieren. Dank des hochgradig anpassbaren Designs haben Sie alles, was Sie brauchen, direkt zur Hand, indem Sie folgende Funktionen nutzen :

• Ansichten : Visualisieren Sie Ihre Aufgaben und Prozesse optimal für Ihren Arbeitsablauf. monday bietet über 15 verschiedene Ansichten, wie unsere Gantt-Diagramme oder Kanban-Tabellen, um den Umfang Ihres Arbeitsablaufs, seine wichtigsten Schritte, Abhängigkeiten und vieles mehr vollständig zu beherrschen. Außerdem können Sie mit unserer Workload-Ansicht die Ressourcen Ihres Teams ausgleichen und schnell auf sich ändernde Prioritäten reagieren.

• Zeit verfolgen : Zeichnen Sie die Dauer von Projekten oder Prozessen auf, um ähnliche zukünftige Arbeiten effektiv zu planen.
• Tabellen : Erhalten Sie Einblicke in Echtzeit, indem Sie individuelle Dashboards erstellen, an denen Sie Ihre Entscheidungen ausrichten können. Wählen Sie aus über 30 Widgets, um spezifische Informationen zu Teamauslastung, Zeitplänen, Leistungsanalysen, Budgets und mehr anzuzeigen.

• Intuitive Formulare Die wichtigsten Details von Anträgen und Genehmigungen sammeln, sodass Sie effektiv mit Interessengruppen, Drittanbietern oder anderen wichtigen Mitarbeitern, die Ihre Arbeitsabläufe in Bewegung halten, kommunizieren können.
• Personalisierte Arbeitsabläufe : Erstellen Sie genau den Arbeitsablauf, den Sie brauchen, um den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. monday verwendet codefreie Bausteine, die für jedes Team geeignet sind.

• Automatisierung : Beseitigen Sie sich wiederholende Aufgaben, indem Sie automatisierte Arbeitsabläufe entwerfen, die auf einer bedingten Logik basieren. Wählen Sie aus über 200 vordefinierten Automatisierungsrezepten, um die Effizienz in Ihrem gesamten Unternehmen zu steigern.
• Integrationen Verbinden Sie Ihre wichtigsten Tools von Drittanbietern, wie Zoom, Slack, Google Drive und mehr. Richten Sie jede beliebige Integration mit wenigen Klicks ein, ohne dass Sie Codierungskenntnisse benötigen.

Planen und führen Sie Ihre Unternehmensstrategien mit Monday work management durch.

Ein effektives Arbeitsmanagement ist die treibende Kraft für die Zusammenarbeit in jedem Unternehmen. Es ermutigt Teams, sich zusammenzuschließen und so Ressourcen zu maximieren, die Projektplanung zu perfektionieren und Geschäftsprozesse zu etablieren, die fast wie ein Autopilot funktionieren.

Monday work management ist eine robuste Lösung, die mit außergewöhnlichen Funktionen gespickt ist, die Ihnen die Verwaltung und Überwachung Ihrer Geschäftsziele erleichtern. Mit den intuitiven Tools können Sie Prozesse vereinfachen, eine bessere Zusammenarbeit fördern und die Transparenz über alle Abteilungen hinweg erhöhen. Erfahren Sie mehr über unsere eigene Seite und beginnen Sie noch heute damit, Ihre täglichen Abläufe in nachhaltige Erfolge zu verwandeln.