Ihr Tag beginnt mit einer Flut von E-Mails und Nachrichten auf Slack. Bevor Sie alles bearbeiten können, ist es Zeit für Besprechungen. Der erwartete Kaffee reicht nicht aus, um die verrinnende Zeit wieder einzuholen.
Noch mehr Besprechungen, E-Mails und Sorgen, die Sie bewältigen müssen. Und natürlich Arbeit, die rechtzeitig erledigt werden muss.
Um 17 Uhr ist die To-do-Liste trotz der Aufregung immer noch voll. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Viele Angestellte und Manager erleben diesen Amoklauf. Überfordert sind sie weniger produktiv. Schuld daran ist ein schlechtes Zeitmanagement. Aber es gibt eine Lösung.
Zeitmanagement: eine Herausforderung für Mitarbeiter und Vorgesetzte
Die "Harvard Business Review" spricht von "aktiver Untätigkeit", um dieses Phänomen der unproduktiven Tätigkeit zu beschreiben, das durch schlechtes Zeitmanagement verursacht wird.
Aktive Untätigkeit ist, wenn man glaubt, sich um dringende und wichtige Angelegenheiten zu kümmern, dabei aber in die Pedale tritt. Das ist in der modernen Arbeitswelt weit verbreitet.
Hier sind einige Faktoren, die zur aktiven Untätigkeit beitragen:
- Der Druck der schnellen Arbeit
- Das Pro-Tempo beschleunigt sich und setzt die Beschäftigten unter Druck. Die Arbeitsbelastung steigt, was zu Stress und Erschöpfung führt.
- Engagement zeigen wollen
- Viele glauben, dass die am meisten Beschäftigten auch die engagiertesten Mitarbeiter sind. Mitarbeiter tun zu viel, um ihren Wert zu beweisen, auch wenn das nicht handhabbar ist.
- Eine giftige Kultur
- Wenn Ihr Unternehmen schlechte Gewohnheiten belohnt und den Anschein von Aktivität über die Produktivität stellt, fördert dies aktives Nichtstun.
- Ungeeignete digitale Werkzeuge
- Das Arbeits- und Zeitmanagement sollte mit integrierten und automatisierten digitalen Lösungen erfolgen, um Zeit freizusetzen und Stress zu reduzieren.
Besinnung auf das Wesentliche: Was ist Zeitmanagement und warum ist es wichtig?
Zeitmanagement ist die Fähigkeit, die Art und Weise, wie Sie Ihren Tag verbringen, zu planen und zu kontrollieren, um Ihre Ziele zu erreichen. Effektives Zeitmanagement bedeutet, klare Ziele und Prioritäten zu setzen, die Ihnen dabei helfen, wesentliche und unwesentliche Aufgaben zu identifizieren. Das Zeitmanagement beeinflusst unsere Arbeit, unser Zuhause, unser Sozialleben, unsere Nebenprojekte und unsere Freizeit.
In unserem digitalen und hektischen Arbeitsleben ermöglicht uns das Zeitmanagement, jeden Tag zu kontrollieren und das Beste aus jeder Stunde zu machen. Sie ermöglicht es uns, produktiver und effizienter zu sein, ohne stundenlang bis spät in die Nacht zu arbeiten.
Inwiefern beeinflusst das Zeitmanagement Ihr Leben?
Das Zeitmanagement hat Auswirkungen auf:
- Was wir tun wollen im Vergleich zu dem, was wir wirklich tun
- Wie Sie Prioritäten für das setzen, was wirklich wichtig ist
- Wie wir planen
- Die Effizienz, mit der wir auf die langfristigen Ziele hinarbeiten
- Wie wir Pausen und freie Zeit in unseren Tagesablauf einbauen
- Unser Stresslevel (und damit unser allgemeines Wohlbefinden)
Unser Leitfaden für das Zeitmanagement: Konzentration auf das Was, nicht auf das Wie
Planen Sie nicht, wie Sie Ihre Zeit verbringen werden. Bestimmen Sie stattdessen, was Sie wann erreichen wollen. Das wird Ihnen helfen, sich nicht auf die verbrachte Zeit zu konzentrieren (was oft zu diesem Gefühl von Stress und Oberflächlichkeit führt), sondern auf das Vorankommen und die Ausführung. Diesen Ansatz zu übernehmen erfordert ein Umdenken, aber sobald Sie anfangen, dieses Prinzip anzuwenden, sind Sie auf dem richtigen Weg, um die Kontrolle über Ihren Tag zurückzugewinnen und Ihre Produktivität zu steigern.
3 Merkmale eines effektiven Zeitmanagements
Es gibt drei Hauptmerkmale für ein effektives Zeitmanagement:
- Verantwortungsübernahme - Übernehmen Sie Verantwortung?
- Motivation - Sind Sie proaktiv und entschlossen, Ihre Zeit sinnvoll zu nutzen?
- Realismus - Sind Ihre Ziele und Fristen realistisch?
Mitarbeiter und Manager, die von aktiver Untätigkeit betroffen sind, sind oft hoch motiviert und übernehmen Verantwortung, aber ihnen fehlt die dritte entscheidende Eigenschaft: Sie sind unrealistisch. Es ist unrealistisch zu versuchen, alles in Rekordzeit und mit der bestmöglichen Qualität zu erledigen.
Deshalb müssen wir einen Gang zurückschalten, uns Ziele setzen und Prioritäten festlegen.
8 Schlüsselkompetenzen, um seine Zeit wie ein Profi zu verwalten
Es ist bekannt, dass man verantwortungsbewusst, motiviert und realistisch sein muss, um seine Zeit gut zu verwalten. Aber welche Fähigkeiten muss man entwickeln, um das Zeitmanagement wirklich zu beherrschen? Hier sind acht Fähigkeiten, die man unbedingt haben muss:
1. Ziele setzen
Das ist der erste Schritt: klar zu definieren, was man erreichen will, sei es allein oder im Team.
2. Ordnen Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit
Das ist entscheidend: zu wissen, welche Aufgaben Priorität haben und welche warten oder delegiert werden können. So kommt man besser voran.
3. Sich organisieren
Organisiert zu sein bedeutet, den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen. Man muss Ressourcen und Infos verwalten, den Fortschritt verfolgen und mit anderen kommunizieren.
4. Durchhalten
Nicht aufgeben, vor allem bei langfristigen Projekten. Beharrlichkeit hilft, Aufgaben rechtzeitig zu beenden.
5. Konzentriert bleiben
Durch Ablenkungen verlieren wir viel Zeit. Man muss auf seine Ziele fokussiert bleiben, um sich nicht zu verzetteln.
6. Flexibel sein
Es ist wichtig, anpassungsfähig zu sein. Unvorhergesehene Ereignisse können uns dazu zwingen, unsere Pläne zu ändern, also keinen Stress und anpassen!
7. Delegieren
Wir sind keine Superhelden, man muss die Arbeit mit anderen teilen können. Das bringt die Dinge voran und entlastet.
8. Kommunizieren
Das ist vor allem im Team unerlässlich. Gut zu kommunizieren hilft, auf der gleichen Wellenlänge zu bleiben und gemeinsam voranzukommen.
SMARTes Ziel: Was ist das?
Wir haben gesehen, dass das Setzen von Zielen entscheidend für das Zeitmanagement ist. Profis in Sachen Zeitmanagement und Organisation haben dafür eine geniale Methode entwickelt.
Die SMART-Methode hilft dabei, klare und erreichbare Ziele zu setzen. Sie wurde von den Managementgrößen Peter Drucker und Robert S. Rubin entwickelt. Ein SMARTes Ziel hat diese Merkmale:
- Spezifisch - Ist das Ziel klar und wichtig?
- Messbar - Wie misst man den Erfolg?
- Erreichbar - Ist es realistisch und machbar?
- Realist - Ist es für etwas Wichtiges gut?
- Zeitlich - Kann man die Schritte planen?
Die SMART-Liste ist ein tolles Werkzeug, um Zeit, Ressourcen und Energie richtig einzusetzen und die besten Ergebnisse zu erzielen.
6 Tipps, wie Sie Ihre Zeit besser einteilen können
Hier sind sechs Tipps, wie Sie Ihr Zeitmanagement verbessern und aktive Untätigkeit vermeiden können.
- Setzen Sie sich Ziele (mit der SMART-Methode) und priorisieren Sie Ihre Aufgaben.
Seien Sie sich über Ihre Ziele und Fristen im Klaren, um erfolgreich zu sein.
- Konzentrieren Sie sich auf Ihre Ziele statt auf die Zeit, die Sie für jede Aufgabe aufwenden.
Legen Sie fest, was Sie am Ende jeder Arbeitssitzung erreichen wollen, um schneller voranzukommen. - Planen Sie Ihre Arbeit, indem Sie über die benötigten Ressourcen und die benötigte Zeit nachdenken.
Ein guter Zeitplan mit den einzelnen Schritten und Fristen hilft Ihnen, sich gut vorzubereiten. - Bewerten Sie Verantwortung und Fortschritte statt falscher Aktivitäten.
Ändern Sie die Kultur, um aktives Nichtstun zu beseitigen und Qualität und Fortschritt in den Vordergrund zu stellen. - Verwenden Sie eine Vorlage für das Zeitmanagement, um eine standardisierte Grundlage zu schaffen.
Eine wiederholbare Vorlage für jedes Projekt erleichtert die optimale Nutzung der Zeit. - Führen Sie ein Zeitmanagementsystem ein, um die Überwachung und Kommunikation zu vereinfachen.
Werkzeuge als ein Work OS automatisieren sich wiederholende Arbeiten und vereinfachen die Organisation, um Zeit zu sparen.
Das Work OS: das ultimative Zeitmanagement-Tool
Im digitalen Zeitalter ist es entscheidend, ein Zeitmanagement zu haben, das an unser digitales Ökosystem angepasst ist. Das Work OS ist das ideale Werkzeug dafür.
Das Work OS zentralisiert alles für die Teams. Es integriert sich in bestehende Anwendungen und Systeme und bietet eine übersichtliche Plattform, um die Arbeit zu verwalten. Man kann Aufgaben auflisten, Kommentare hinzufügen, Kollegen taggen, den Status aktualisieren und die Leistung verfolgen.
Plattformen wie monday.com erleichtern das Setzen von Zielen, das Delegieren, die Einhaltung von Fristen und die Kommunikation.
Bei Zippo hat monday.com das Projektmanagement vereinfacht und die Zyklen beschleunigt. Seit der Einführung von monday.com hat Zippo sein Projektvolumen um 87 % erhöht und das Äquivalent von 36 Arbeitswochen eingespart.
Besseres Zeitmanagement für Ihren Erfolg
Zeitmanagement ist für den Erfolg jeder Arbeit von entscheidender Bedeutung. Ohne eine gute Struktur schleichen sich schlechte Gewohnheiten ein, wie aktives Nichtstun, und wichtige Projekte verzögern sich.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie die Qualität und die Geschwindigkeit Ihrer Arbeit verbessern.
Haben Sie Lust, produktiver zu sein? Probieren Sie dieses Modell zur Aufgabenverwaltung im Team aus.
Quelle: monday.com
