Si vous utilisez encore Excel pour certaines de vos données et listes, ne vous inquiétez pas, nous comprenons. Monday.com est là pour vous aider à faire la transition en douceur. Vous pouvez importer vos données depuis Excel vers Monday.com ou exporter vos données depuis Monday.com vers Excel si vous n’êtes pas encore prêt à tout abandonner.
Importer vos données depuis Excel
En quelques étapes simples, vous pouvez convertir vos données Excel en tableaux sur Monday.com. Suivez notre guide étape par étape ou regardez la vidéo pour en savoir plus :
Remarque : Seule la première feuille de votre fichier Excel sera importée.
Pour importer vos données, cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez “Importer des données” :
Choisissez “Excel” comme source :
Vous pouvez soit faire glisser votre fichier Excel dans la fenêtre centrale, soit cliquer pour parcourir vos documents et sélectionner votre fichier Excel.
Remarque : Votre feuille de calcul Excel ou CSV doit comporter plus d’une colonne pour que l’importation fonctionne correctement.
Une fois que vous avez sélectionné le fichier, vos données sont importées et vous pouvez cliquer sur “Personnaliser votre nouveau tableau” pour ajuster l’affichage selon vos préférences.
Sélectionnez la ligne de votre feuille de calcul Excel qui servira d’en-tête des colonnes de votre nouveau tableau, puis cliquez sur “Suivant” :
Tout ce qui se trouve au-dessus de votre première ligne ne sera pas importé dans votre tableau.
Remarque : Vous pouvez importer jusqu’à 50 colonnes et 8 000 lignes à la fois. Les formats de fichier suivants sont pris en charge : .xlsx, .xls, .csv. Veuillez noter que les fichiers XLSM ne sont pas pris en charge pour le moment.
Sélectionnez la colonne de votre feuille de calcul Excel qui deviendra la première colonne de votre tableau (les noms de vos éléments), puis cliquez sur “Suivant” :
Notre système fera de son mieux pour deviner les types de colonnes correspondant à vos données, mais vous pouvez les modifier manuellement en utilisant le menu déroulant de chaque colonne. Vous pouvez importer des colonnes de type Chiffres, Statut, E-mail, Date ou Texte. Une fois les données importées, vous pourrez également modifier le type de colonne si nécessaire.
Enfin, cliquez sur “Créer un tableau” pour terminer l’importation.
Lorsque vous importez des dates, assurez-vous qu’elles sont au format ISO (AAAA-MM-JJ), par exemple : 2021-10-23.
Importer des données dans un tableau déjà créé
Il existe plusieurs moyens d’importer des données à partir de sources externes telles que Excel, Google Docs, Microsoft Word, et bien d’autres encore. Gagnez du temps en suivant ces conseils !
Importer depuis Excel ou CSV
Prenons l’exemple où vous souhaitez importer le tableau Excel suivant dans un tableau existant :
Pour importer ces données directement dans votre tableau existant, cliquez sur la flèche à côté du bouton bleu “Ajouter élément” situé au-dessus du tableau, puis sélectionnez “Importer éléments” dans le menu déroulant.
Remarque : Votre bouton “Nouvel élément” peut être intitulé différemment selon le contexte.
Sur l’écran suivant, vous pouvez faire glisser votre fichier Excel ou CSV dans la zone prévue à cet effet, ou cliquer sur “Cliquez pour parcourir” pour sélectionner le fichier sur votre ordinateur. Une fois votre sélection effectuée et le fichier importé avec succès, cliquez sur “Suivant”.
Ensuite, choisissez la colonne de votre document Excel que vous souhaitez afficher comme nom d’élément dans votre tableau Monday.com.
À l’écran suivant, vous devrez faire correspondre les colonnes de votre document Excel aux colonnes de votre tableau Monday.com. Par exemple, vous pouvez choisir de faire correspondre les adresses e-mail de votre document Excel avec la colonne “E-mail” de votre tableau Monday.com.
Les colonnes non correspondantes ne seront pas importées.
Remarque : Seuls les types de colonnes suivants sont pris en charge lors de l’importation : Statut, Chiffres, Texte, Date, E-mail et Téléphone. Les autres types de colonnes ne seront pas mis à jour lors de l’importation, mais vous pourrez les modifier ultérieurement.
Gérer les éléments dupliqués
Une fois que vous avez fait correspondre vos éléments, vous devrez décider comment gérer les éléments dupliqués. Vous avez le choix entre trois options.
Dans cet exemple, nous allons sélectionner l’option “Créer de nouveaux éléments”. Cochez la case correspondante à votre choix, puis cliquez sur le bouton bleu “Démarrer l’importation” pour continuer :
Et voilà ! L’importation de vos éléments est en cours. Vous pouvez fermer la fenêtre et continuer à travailler pendant que tous vos éléments sont importés.
Remarque : N’oubliez pas que vous pouvez utiliser les actions par lots pour effectuer des modifications sur les étiquettes si nécessaire.
Copier et coller des groupes d’éléments
Supposons que nous avons ajouté de nouvelles idées de parfums de glace dans un tableur Excel et que nous souhaitons les transférer dans notre groupe “Nouveaux parfums” de notre tableau “Parfums de glace”. En un seul clic, nous pouvons copier et coller plusieurs éléments depuis notre source externe directement dans notre groupe d’éléments.
Il suffit de sélectionner les éléments que vous souhaitez importer, puis d’utiliser votre raccourci clavier ou de faire un clic droit pour les copier comme ceci :
Ensuite, cliquez sur “+ Ajouter” dans le groupe où vous souhaitez ajouter ces éléments. Enfin, utilisez votre raccourci clavier “Coller” ou faites un clic droit et sélectionnez “Coller”, comme ceci :
Et voilà ! Tous vos éléments ont été ajoutés au tableau. Vous pouvez cliquer sur le “X” dans le menu en dessous pour désélectionner ces éléments, ou utiliser les actions par lots pour les mettre à jour dans votre tableau.
Remarque : Pour le moment, cette fonctionnalité n’est disponible que pour la première colonne d’un tableau. Vous ne pouvez donc pas coller une liste de données dans d’autres colonnes.
Exporter un tableau vers Excel
Exporter votre tableau vers une feuille de calcul Excel est extrêmement simple ! Il vous suffit de cliquer sur le menu latéral en haut à droite du tableau, puis de sélectionner “Plus d’actions” et “Exporter le tableau vers Excel”. Vous pouvez choisir d’inclure ou non les mises à jour et leurs réponses lors de l’exportation.
Voici à quoi ressemble votre tableau une fois exporté dans une feuille de calcul Excel :
Si vous choisissez d’inclure les mises à jour, vous verrez le tableau dans un onglet et toutes les mises à jour et réponses dans un autre onglet de votre feuille de calcul, comme indiqué ci-dessous :
Remarque : Si vous avez des sous-éléments dans votre tableau, seules les mises à jour de l’élément principal seront exportées vers Excel.
Exporter des groupes ou des éléments vers Excel
Vous avez la possibilité d’exporter des groupes entiers ou des éléments spécifiques vers Excel !
Exporter des groupes
Pour exporter un groupe vers Excel, il vous suffit de cliquer sur le menu latéral à gauche du nom du groupe, puis de sélectionner “Exporter vers Excel”.
Exporter des éléments
Pour exporter des éléments spécifiques, sélectionnez-les en utilisant les actions par lot. Ensuite, cliquez sur “Exporter” dans la barre d’outils des actions par lot qui s’affiche en dessous.
Vous serez invité à choisir si vous souhaitez inclure ou exclure les mises à jour et les sous-rubriques dans votre fichier Excel.
Exporter votre compte vers Excel
En tant qu’administrateur de votre compte, vous avez la possibilité de télécharger toutes les données de votre compte dans un fichier .zip, qui comprend tous les tableaux et fichiers, y compris les tableaux privés et partagés. Chaque tableau sera téléchargé sous forme de tableur Excel. Si vous souhaitez en savoir plus sur la procédure détaillée, consultez notre article dédié. Sinon, continuez votre lecture !
Pour commencer, cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez “Admin”.
Dans la section “Admin”, sous l’onglet “Compte” des paramètres “Général”, faites défiler vers le bas jusqu’à la section “Exporter les données du compte” et cliquez sur “Exporter”.
Remarque : Veuillez noter que cette action ne s’applique pas actuellement aux tableaux de bord. Cependant, ne vous inquiétez pas, toutes les données de ces tableaux proviennent des tableaux individuels qui seront exportés dans votre fichier .zip !
Après quelques heures, vous recevrez un e-mail contenant un fichier .zip avec l’ensemble des données de votre compte. Assurez-vous de le télécharger dans les 24 heures suivant la réception de l’e-mail, sinon vous devrez recommencer le processus.
Source: https://support.monday.com/hc/fr/articles/360000219209-Importer-et-exporter-avec-Excel
