La giornata inizia con una valanga di e-mail e messaggi su Slack. Prima di riuscire a gestirli tutti, arriva l'ora della riunione. Il caffè che stavate aspettando non è sufficiente a recuperare il tempo perso.
Più riunioni, e-mail e preoccupazioni da gestire. E, naturalmente, il lavoro da finire in tempo.
Alle 17.00, nonostante il trambusto, la lista delle cose da fare è ancora piena. Vi suona familiare?
Molti dipendenti e manager sono coinvolti in questa folle corsa. Sovraccarichi di lavoro, sono meno produttivi. La colpa è della cattiva gestione del tempo. Ma c'è una soluzione.
La gestione del tempo: una sfida per dipendenti e manager
L'Harvard Business Review definisce questo fenomeno di attività improduttiva causata da una cattiva gestione del tempo come "inazione attiva".
L'inazione attiva è quando si pensa di occuparsi di questioni urgenti e importanti, ma si sta solo pedalando. È molto comune nel mondo del lavoro moderno.
Ecco alcuni fattori che contribuiscono all'inazione attiva:
- La pressione del lavoro veloce
- Il ritmo di lavoro si accelera, mettendo sotto pressione i dipendenti. Il carico di lavoro aumenta, creando stress ed esaurimento.
- Dimostrare il proprio impegno
- Molti pensano che le persone più impegnate siano le più coinvolte. I dipendenti fanno troppo per dimostrare il loro valore, anche se è ingestibile.
- Una cultura tossica
- Se la vostra azienda premia le cattive abitudini e favorisce l'apparenza di attività piuttosto che la produttività, incoraggia l'inazione attiva.
- Strumenti digitali inadeguati
- La gestione del lavoro e del tempo deve basarsi su soluzioni digitali integrate e automatizzate per liberare tempo e ridurre lo stress.
Tornare alle basi: cos'è la gestione del tempo e perché è importante?
La gestione del tempo è la capacità di pianificare e controllare come trascorrere le giornate per raggiungere i propri obiettivi. Una gestione efficace del tempo implica la definizione di obiettivi e priorità chiare, che aiutano a identificare i compiti essenziali e quelli non essenziali. La gestione del tempo riguarda il lavoro, la casa, la vita sociale, i progetti collaterali e il tempo libero.
Nella nostra vita lavorativa frenetica e digitale, la gestione del tempo ci permette di prendere il controllo di ogni giorno e di sfruttare al meglio ogni ora. Ci permette di essere più produttivi ed efficienti senza dover lavorare fino a tarda notte.
In che modo la gestione del tempo influisce sulla vostra vita?
La gestione del tempo ha un impatto su:
- Ciò che vogliamo fare rispetto a ciò che effettivamente facciamo
- Come dare priorità a ciò che è veramente importante
- Come pianifichiamo
- L'efficienza con cui progrediamo verso i nostri obiettivi a lungo termine
- Come integriamo le pause e il tempo libero nella nostra giornata
- I nostri livelli di stress (e quindi il nostro benessere generale)
Il nostro principio guida per la gestione del tempo: concentrarsi sul cosa, non sul come.
Non pianificate come trascorrere il vostro tempo. Decidete invece cosa volete ottenere e quando. Questo vi aiuterà a spostare la vostra attenzione dal tempo trascorso (che spesso porta a quella sensazione di stress e superficialità) al progresso e all'esecuzione. L'adozione di questo approccio richiede un cambiamento di mentalità, ma una volta iniziato a utilizzare questo principio, sarete sulla buona strada per riprendere il controllo della vostra giornata e aumentare la vostra produttività.
3 caratteristiche di una gestione efficace del tempo
Le caratteristiche principali di una gestione efficace del tempo sono tre:
- Responsabilità - Vi assumete la responsabilità?
- Motivazione - Siete proattivi e determinati a utilizzare il vostro tempo in modo saggio?
- Realismo - Gli obiettivi e le scadenze sono realistici?
I dipendenti e i manager vittime dell'inazione attiva sono spesso molto motivati e si assumono le proprie responsabilità, ma mancano della terza caratteristica fondamentale: non sono realistici. Non è realistico cercare di fare tutto in tempi record e con la massima qualità possibile.
Ecco perché dobbiamo rallentare, fissare obiettivi e stabilire priorità.
8 abilità chiave per gestire il tempo come un professionista
Sappiamo tutti che per gestire bene il tempo bisogna essere responsabili, motivati e realistici. Ma quali sono le competenze da sviluppare per padroneggiare davvero la gestione del tempo? Ecco 8 abilità essenziali:
1. Definizione degli obiettivi
Questo è il primo passo: definire chiaramente ciò che si vuole ottenere, da soli o in gruppo.
2. Classificare i compiti in base all'importanza
È fondamentale sapere quali compiti hanno la priorità e quali possono aspettare o essere delegati. In questo modo è più facile andare avanti.
3. Organizzarsi
Essere organizzati significa avere il controllo e non dimenticare nulla. Bisogna gestire risorse e informazioni, monitorare i progressi e comunicare con gli altri.
4. Perseverare
Non arrendetevi, soprattutto per i progetti a lungo termine. La perseveranza aiuta a completare i compiti in tempo.
5. Rimanere concentrati
Le distrazioni ci fanno perdere molto tempo. È necessario rimanere concentrati sugli obiettivi per evitare di distrarsi.
6. Essere flessibili
È importante essere adattabili. Gli imprevisti possono costringerci a cambiare i nostri piani, quindi non stressatevi, ma adattatevi!
7. Delegato
Non siamo supereroi, bisogna saper condividere il lavoro con gli altri. Questo fa sì che le cose accadano ed è un sollievo.
8. Comunicare
È essenziale, soprattutto in un team. Una buona comunicazione ci aiuta a rimanere sulla stessa lunghezza d'onda e ad andare avanti insieme.
Che cos'è un obiettivo SMART?
Abbiamo visto che fissare degli obiettivi è fondamentale per gestire il proprio tempo. I professionisti della gestione e dell'organizzazione del tempo hanno sviluppato un metodo brillante per farlo.
Il metodo SMART aiuta a definire obiettivi chiari e raggiungibili. È stato sviluppato da grandi nomi del management, Peter Drucker e Robert S. Rubin. Un obiettivo SMART ha le seguenti caratteristiche:
- Specifico - L'obiettivo è chiaro e importante?
- Misurabile - Come si misura il successo?
- Realizzabile - È realistico e fattibile?
- Realistico - Ha uno scopo importante?
- Tempo - Possiamo pianificare le tappe?
L'elenco SMART è un ottimo strumento per utilizzare al meglio il vostro tempo, le vostre risorse e le vostre energie e per ottenere i migliori risultati.
6 consigli per una migliore gestione del tempo
Ecco sei consigli per migliorare la gestione del tempo ed evitare l'inazione attiva.
- Stabilite gli obiettivi (utilizzando il metodo SMART) e stabilite le priorità dei vostri compiti.
Siate chiari sui vostri obiettivi e sulle scadenze per il successo.
- Concentratevi sugli obiettivi piuttosto che sul tempo dedicato a ciascun compito.
Decidete cosa volete ottenere alla fine di ogni sessione di lavoro per progredire più rapidamente. - Pianificate il lavoro pensando alle risorse e al tempo necessari.
Una buona tabella di marcia con tappe e scadenze vi aiuterà a prepararvi adeguatamente. - Premiate la responsabilità e i progressi piuttosto che le false attività.
Cambiare la cultura per eliminare l'inazione attiva e concentrarsi sulla qualità e sul progresso. - Utilizzate un modello di gestione del tempo per creare una base standardizzata.
Un modello riproducibile per ogni progetto facilita l'uso ottimale del tempo. - Adottare un sistema di gestione del tempo per semplificare il monitoraggio e la comunicazione.
Strumenti come un Sistema operativo di lavoro automatizzare il lavoro ripetitivo e semplificare l'organizzazione per risparmiare tempo.
Work OS: lo strumento di gestione del tempo per eccellenza
Nell'era digitale, è fondamentale avere una gestione del tempo adatta al nostro ecosistema digitale. Work OS è lo strumento ideale per questo.
Work OS centralizza tutto per i team. Si integra con le applicazioni e i sistemi esistenti e fornisce una piattaforma chiara per la gestione del lavoro. È possibile elencare le attività, aggiungere commenti, taggare i colleghi, aggiornare lo stato e monitorare le prestazioni.
Piattaforme come monday.com facilitano la definizione degli obiettivi, la delega, il rispetto delle scadenze e la comunicazione.
In Zippo, monday.com ha semplificato la gestione dei progetti e accelerato i cicli di progetto. Da quando ha adottato monday.com, Zippo ha aumentato il volume dei progetti di 87 % e ha risparmiato l'equivalente di 36 settimane lavorative.
Gestire meglio il proprio tempo per avere successo
La gestione del tempo è essenziale per il successo di qualsiasi lavoro. Senza la giusta struttura, si instaurano cattive abitudini, come l'inazione attiva, e i progetti importanti vengono ritardati.
Seguendo questi suggerimenti, potrete migliorare la qualità e la velocità del vostro lavoro.
Volete essere più produttivi? Provate questo modello di gestione dei compiti del team.
Fonte: lunedì.com
