Nel mondo di oggi siamo più connessi che mai, ma abbiamo ancora problemi di comunicazione, soprattutto sul posto di lavoro. Tuttavia, un semplice modello di piano di comunicazione può aiutarvi a rafforzare le vostre operazioni. In questo articolo scopriremo cos'è un modello di piano di comunicazione, perché è importante e come crearlo.

Che cos'è un modello di piano di comunicazione?

Un modello di piano di comunicazione è uno strumento che consente di pianificare e gestire la comunicazione in modo efficace. Le aziende possono perdere molto denaro a causa della scarsa comunicazione tra i dipendenti. Ma l'impatto finanziario non è l'unico problema. Ecco cinque motivi per cui dovreste cercare di migliorare costantemente la vostra comunicazione sul lavoro:

1. Ridurre i silos informativi

Senza una pianificazione e una gestione efficace della comunicazione, è facile che le informazioni vengano compartimentate. Ciò può essere dovuto alla mancanza di comprensione di ciò che può essere condiviso. Fare maggiore chiarezza su quali informazioni possono essere condivise, quando e con chi può essere fondamentale per garantire una comunicazione efficace.

2. Aumentare l'impegno dei dipendenti

Una buona comunicazione è fondamentale per aiutare i vostri dipendenti a rimanere interessati e coinvolti nell'azienda. Dimostrando ai vostri dipendenti che vi fidate di loro, condividendo le informazioni nei momenti difficili e festeggiando i successi insieme a loro, li renderete partner del vostro successo aziendale.

3. Incoraggiare la cultura del feedback

Lo sviluppo di meccanismi per condividere feedback positivi e di sviluppo può avere un impatto reale sul successo delle organizzazioni. Inoltre, creare un'opportunità di feedback bidirezionale significa che i dipendenti possono esprimere i loro dubbi e proporre idee e soluzioni a ciò che non funziona al loro livello. Questo è impossibile se non sanno come verrà percepito dalla gerarchia.

4. Creare una comprensione condivisa

Una buona capacità di comunicazione aiuta a creare una comprensione condivisa degli obiettivi e dei risultati attesi. Una delle abilità comunicative essenziali è l'ascolto attivo, che consiste nell'ascoltare le informazioni e riflettere su ciò che si è sentito. Questo riduce la probabilità di fraintendimenti e la necessità di correggere gli errori a posteriori.

5. Influenzare il comportamento degli stakeholder

Una comunicazione efficace e ben organizzata può influenzare notevolmente il comportamento degli stakeholder. Ad esempio, ricordate gli ostacoli attuali e spiegate come il cambiamento contribuirà a superarli.

Per tutti questi motivi, un modello di piano di comunicazione è uno strumento prezioso per aiutarvi a comunicare in modo più efficace con il vostro personale e a migliorare le vostre attività.

Comunicazione interna ed esterna: qual è la differenza?

Nel mondo professionale, la comunicazione è fondamentale per raggiungere i propri obiettivi. Ma c'è differenza tra comunicazione interna ed esterna?

In realtà, le competenze richieste per entrambi i tipi di comunicazione sono le stesse. Tuttavia, per la comunicazione esterna è importante tenere conto di alcuni elementi.

Innanzitutto, è importante tenere presente che gli stakeholder esterni non hanno necessariamente familiarità con il gergo o gli acronimi utilizzati internamente. È quindi importante spiegare questi termini per evitare qualsiasi confusione.

È inoltre fondamentale tenere conto delle differenze culturali quando si comunica con gli stakeholder esterni. Comprendere dettagli come il metodo di comunicazione preferito o il grado di formalità può facilitare lo sviluppo di relazioni durature.

Nel caso della comunicazione virtuale, l'ascolto attivo è ancora più importante, perché aiuta a prevenire i malintesi.

Come strutturare un piano di comunicazione efficace

Per condividere efficacemente le informazioni con gli stakeholder, è importante creare un piano di comunicazione ben strutturato. Ma quali sono gli elementi chiave da considerare per un piano efficace?

In generale, un buon piano di comunicazione comprende cinque elementi principali:

  • Il pubblico: a chi state comunicando?
  • Lo scopo del messaggio: qual è l'obiettivo della vostra comunicazione?
  • Il metodo: come comunicherete con queste persone?
  • Pianificazione: qual è il calendario di questa comunicazione?
  • Misurare il successo: come si fa a sapere se la comunicazione è efficace?

Come monday.com può aiutarvi a comunicare meglio

Se state leggendo questo articolo, probabilmente conoscete già le numerose funzioni offerte da monday.com. Ma sapevate che questa piattaforma può anche aiutarvi a creare un piano di comunicazione efficace?

Con il suo Work OS completamente personalizzabile, monday.com consente di strutturare e gestire i processi di lavoro in modo intuitivo e collaborativo. Ecco come utilizzare le sue funzionalità per migliorare la comunicazione interna ed esterna.

Definire il pubblico

Il primo passo per un piano di comunicazione di successo è conoscere il vostro pubblico di riferimento. È possibile utilizzare il registro delle parti interessate di monday.com per memorizzare le informazioni sui vari stakeholder e determinare il loro livello di interesse e impegno.

Se lavorate nel marketing e vi occupate di comunicazione esterna, il CRM di monday.com può aiutarvi a tracciare il percorso dei vostri clienti e ad adattare la vostra comunicazione al loro posizionamento.

Definire l'obiettivo del messaggio

Una volta identificato il pubblico, è possibile chiarire l'obiettivo del messaggio. Volete informare i dipendenti sull'andamento di un progetto? Convincere i clienti a scegliere il vostro prodotto o servizio rispetto a quello della concorrenza? Stabilite obiettivi SMART per ogni comunicazione, in modo da potervi concentrare sui risultati desiderati e misurarne l'efficacia.

Scelta del metodo di comunicazione

La scelta del metodo giusto per trasmettere il vostro messaggio è fondamentale per il suo successo. monday.com offre una varietà di strategie di comunicazione di tipo pull o slant, attraverso media ricchi o limitati, a seconda del vostro pubblico. Potete anche utilizzare i modelli di calendario dei contenuti per pianificare le vostre comunicazioni future e attirare i potenziali clienti nei vostri funnel di vendita.

Pianificazione delle comunicazioni

Organizzare le comunicazioni nel tempo è essenziale per evitare di saturare il pubblico o di lasciarlo senza notizie. monday.com offre formule di automazione per pianificare le comunicazioni regolari o ad hoc e inviare promemoria per aggiornarle.

Misurare il successo

Mantenendo uno storico di tutte le vostre comunicazioni, monday.com vi permette di valutarne l'impatto e di misurarne i risultati rispetto ai vostri obiettivi. In questo modo potrete valutare se i vostri sforzi di comunicazione sono validi e adattare la vostra strategia di conseguenza.

Con tutte queste caratteristiche, monday.com può aiutarvi a creare un piano di comunicazione efficace per la vostra azienda. Per saperne di più, visitate 2021 guida alla gestione della comunicazione.

Fonte: lunedì.com